Innhold
Møter er avgjørende for alle typer virksomheter, men kan også bli kansellert av flere grunner. Alle parter som er involvert i møtet, skal bli varslet skriftlig så snart som mulig etter at det er klart at møtet ikke vil bli avholdt. Mens du sender e-post, er det ofte den riktige tingen å gjøre, eller noen ganger en tekstmelding, enkelte situasjoner kan føre til at du sender et brev via post. Det anbefales at du bekrefter at avbestillingsmeldingen er mottatt.
Brevtekst
Brevet skal begynne med å si at møtet ble kansellert og inkluderer tid, sted og formål med møtet. Du kan angi årsaken eller tilordne den til "uforutsette omstendigheter". Tilbyr en unnskyldning for ulempen.
Omleggingsinformasjon
Hvis møtet omlegges, må brevet angi plasseringen og tidspunktet eller forsikre mottakeren om at den vil bli informert. Det bør også inkludere kontaktinformasjon og be mottakeren om å bekrefte meldingen.