Innhold
Memo-stil rapporter er egnet for korte dokumenter (mindre enn ti sider) som vil bli distribuert i organisasjonen. For eksempel er salgsrapporter og prosjektanalysedokumenter kandidater til memoformatet. De krever ikke all den pompen og introduksjonen som formelle rapporter krever. Dette gjelder hovedsakelig rapporter distribuert ukentlig, månedlig eller hver fjerde måned. Til tross for dette, bør du ta samme forsiktighet som du ville med noen korrespondanse fra firmaet når du planlegger, skriver og fyller i en memo-stilrapport.
retninger
-
Spor temaene rapporten vil dekke. Ta lesernes synspunkt og sørg for å inkludere all informasjonen de trenger eller vil ha.
-
Søk etter din rapport. Samle all relevant informasjon som trengs for å dekke emnene i trinn 1.
-
Lag visuell støtte for å illustrere dataene du har samlet. Gi hvert bilde en relevant tittel og en bildetekst.
-
Gjennomgå søket ditt og avgjøre hvilke titler du vil bruke til å dele og presentere rapporten. Dens format og innhold vil avgjøre titlene på seksjonene. For eksempel er det fornuftig for en salgsrapport å inkludere en seksjon for hver salgsregion eller produktlinje.
Planlegg rapporten
-
Skriv kroppen din i rapporten, og hold leseren i tankene. Sett inn visuell støtte når det er aktuelt.
-
Skriv et administrativt sammendrag som gir leserne en kort oversikt over viktige punkter i rapporten.
-
Opprett en indeks som beskriver hvor de spesifikke delene starter.
-
Opprett et illustrasjonsbord som gjør at leserne kan vite hvor hvert diagram, figur eller tabell kan bli funnet.
-
Skriv ut et overføringsnotat. Hvis firmaet bruker trykte notater eller en mal, bruk dem. Ellers bruk et enkelt format. Pass på å inkludere overskrifter og feltene "fra", "til", emne og dato.
Skriv rapporten
-
Sett sammen den komplette rapporten, plasser delene du opprettet i følgende rekkefølge: overføringsnotat, innholdsfortegnelse, liste over illustrasjoner, administrativt sammendrag, rapportorgan.
-
Spør en venn eller kollega om å se gjennom rapporten.
-
Gjør nødvendige rettelser.
Fullfør rapporten
tips
- Hvis rapporten din går til flere mottakere, kan du opprette en distribusjonsliste i stedet for å inkludere alle navnene i overføringsnotatet. Skriv navnene i alfabetisk rekkefølge eller sett navnene på de viktigste personene øverst på listen. Lag din kringkastingsnotat som om det var omslaget til et CV. Skriv som om du leverte rapporten personlig til leseren. Populære titler for rapporter inkluderer: Introduksjon, Problemanalyse, Mål, Anbefalinger, Trender, Tidslinje og prosjektmilepæler, Alternative metoder og kostnader.