Innhold
Microsoft Access bringer en SQL-database (Search Query Language) til små bedrifter. Dens fleksibilitet og kapasitet gir nok databehandlingskraft til en arbeidsgiver. Å sette opp en lønn i Microsoft Access er et godt verktøy for å spore medarbeider. Å sette opp et komplett lønnsystem, som beregner bruttolønn, fradrag og nettolønn, krever en svært sofistikert databaseprogrammerer. En arbeidsgiver med mellomliggende til avanserte ferdigheter i Access kan sette opp et lønnsregistreringssystem.
retninger
-
Navn og opprett en ny database i kommandoen "Ny" på "Fil" -fanen. Velg "Hjem" -fanen og et nytt bord blir opprettet. Bytt til "Design Mode".
-
Skriv inn "primærnøkkel" -navnet i kolonnen "Feltnavn" i rad 1. "Kode" er standard med "Automatisk nummerering" i kolonnen "Datatype". Du kan enten beholde eller bytte til en annen unik identifikator, for eksempel ansattes nummer eller CPF. Datatypen kan holdes som "Automatisk nummerering" eller endres til en manuell oppføring, så lenge egenskapen "Indeksert" er satt til "Ja (Uautorisert duplisering)".
-
Opprett felt for all informasjon som kreves for nye ansatte. Dette inkluderer: 1. Navn og etternavn, fornavn eller mellomnavn hvis ønskelig 2. Bosteds- og postadresse 3. Bolig-, handels- og mobilnummer 4. Antall føderal og statlig inntektsskatt tilbakeholdt ved kilde 5. CPF 6. Kjørerkort eller annen identifikasjon 7. En avkrysningsboks for å sikre at kvalifikasjonen for "ansettelsesbevis" er blitt sjekket 8. En tekstboks for registrering av dokumenter sjekket 9. Dato for oppstart av ansettelse 10. Oppsigelsestidspunkt (skal fylles ut når arbeidstaker forlater selskapet) 11. Lønn 12. Jobbtittel og annen informasjon ønsket av arbeidsgiveren Resume kan skannes og vedlegges, hvis ønskelig.
-
Tilordne datatypen til hvert felt og angi de nødvendige egenskapene for å formatere tallene, angi antall tegn som er tillatt i et felt, og avgjøre om dataene skal indekseres. Når du oppretter en database, er det også lurt å legge til et beskrivelsesfelt som definerer formålet, for å stimulere minne senere, når databasen må endres eller revideres.
-
Lagre tabellen ved å sette navnet "Ansatte" eller et annet navn som gir mening.
-
Velg "Opprett" -fanen og klikk på "Form" -knappen i "Forms" -gruppen. Legg til alle eller noen felt i skjemaet og lagre det. Formater egenskapene til feltene for å matche egenskapene til tabellen. Lagre igjen før du går tilbake til "Form Mode" på "View" -knappen på "Home" -fanen. Bruk skjemaet for å legge til data.
-
Velg "Opprett" -fanen og klikk på "Rapporter" -knappen i "Rapporter" -gruppen. Legg til alle eller noen felt og bytt til "Layout View". Endre lengden på kolonnene og format navnfeltene. Endre fonter og farger eller velg en forhåndsformatert design fra "Design" -menyen. Lagre rapporten. Rapportmal gir deg mulighet til å skrive ut lønningsrapporter.
-
Krypter databasen for større sikkerhet. Lukk den, og åpne den i Eksklusiv modus ved å bruke pilen på "Åpne" -knappen i vinduet "Åpne" og velg "Åpne eksklusiv". Klikk på "File" -fanen, velg kommandoen "Information", og klikk deretter "Krypter med passord" i "Informasjon" -panelet. Når dialogboksen "Set Database Password" vises, angir du et passord og skriv det inn igjen for å bekrefte. Klikk på OK. Neste gang databasen er åpnet, blir passordet forespurt. Skriv det i feltet Passord, skriv det igjen i Verify-feltet, og klikk deretter OK.
tips
- Sterke passord er minst åtte tegn lange og inkluderer tall, store og små bokstaver og et spesialtegn som "!" eller "&". Bruk "Label" -egenskapen til å gi feltnavnene i vanlig språk. Endre navn på "FirstName" -feltet til "Fornavn" gir et mer profesjonelt utseende til rapporter. Det er online- og detaljhandelslønnsprogrammer som styrer lønn og lønnssjekkberegninger. Å gjøre dette i tilgang krever ekstremt sofistikert programmering og forståelse utover omfanget av denne artikkelen.
advarsel
- Det er mange proprietære punktkontroller og rabattarkløsninger til rimelige priser for småbedriftsregnskap. I de fleste tilfeller er de mye enklere å bruke og krever mindre tid å sette opp enn å lage din egen database for lønn.