Innhold
For bedrifter er det viktig å svare telefonen på en profesjonell og høflig måte. Telefonen er fortsatt den primære kommunikasjonsmåten mellom de fleste bedrifter og deres kunder. Hvis du leser noen kundeanmeldelser til bedrifter, vil du legge merke til at de har en tendens til å danne en generell oppfatning av et selskap i henhold til hvordan de blir behandlet på telefonen. Kunder gjør dommer basert på antall ringer før samtaler blir besvart, hvordan de blir møtt, hvor lenge de venter, og om de er fornøyd på slutten av samtalen.
retninger
-
Svar på telefonen før den tredje ringen. Da dette kanskje ikke er mulig hver gang, bør dette være det overordnede målet. Kunder ser det ikke som noe profesjonelt når deres samtaler ikke besvares raskt. Selv om du ikke kan svare på anropet umiddelbart, hilser du kunden og ber dem om å vente et øyeblikk.
-
Svar telefonen profesjonelt. I de fleste bedrifter fungerer en standardhilsen godt, og du kan lage en policy over hele verden slik at alle anrop blir besvart på samme måte. Bruk en enkel hilsen med firmaets navn og spør hvordan du kan hjelpe. For eksempel kan du si noe som "God ettermiddag og takk for at du ringte XXX. Hvordan kan jeg hjelpe deg?"
-
Lytt nøye mens kunden snakker. Klienter blir sint når de tror at personen ikke er oppmerksom på hva de sier eller må gjenta mange ganger hva de nettopp sa. Unngå å gjøre andre aktiviteter mens du er på telefonen, og gi full oppmerksomhet til klienten.
-
Smil mens du snakker. Når du smiler, virker det mer behagelig for telefonen, og kundene reagerer positivt på det. Også, vær alltid hyggelig og høflig, selv når kunden er nervøs og ikke fin.
-
Snakk sakte og tydelig når du forklarer noe til kunden. Kunder ønsker ikke å bli rushed, som om du prøvde å lukke anropet med en gang. Det er spesielt viktig å snakke sakte og tydelig når man forklarer lange prosesser eller forklarer selskapets retningslinjer. Du må forklare alt i detalj slik at kunden forstår perfekt og ikke er igjen i tvil.