Innhold
Når du skriver en e-post profesjonelt, kan man bruke mesteparten av tiden på å sørge for at hvert stykke informasjon er inkludert, at det er formatert riktig og at stavekontrollen er utført. Ikke glem å lukke e-posten. Å lage en profesjonell avslutning på e-post kan gjøre en stor forskjell i hvordan en person mottar den. La mottakeren ha et godt inntrykk av deg.
Kontaktinformasjon
Hvis du sender en profesjonell e-post for første gang, er det lurt å avslutte den med kontaktinformasjonen din, ikke bare navnet ditt. Selv om mottakeren automatisk får tak i adressen din etter å ha mottatt e-posten, må du sørge for å tilby andre former for kontakt. Hvis du jobber for et bestemt selskap, må du ta med denne kontaktinformasjonen, inkludert en adresse. Oppgi ditt direkte telefonnummer og oppgi om det er en mobiltelefon eller fasttelefon. Hvis firmaet ditt har et sentralkontor, må du ta med utvidelsen. Jo flere kontakter du forlater, jo bedre er sjansen for å kontakte deg.
Forventning om nedleggelse
Writing Matters 'Leslie O’Flahavan elsker å avslutte en profesjonell e-post med uttrykket "Jeg ser frem til ...". Hun sier at dette vil gjenta formålet med e-posten. I tillegg setter den også personen som sendte deg e-posten i en svarposisjon. Hvis du for eksempel sendte en e-post om en ledig stilling, bør den slutte med "Jeg ser frem til å høre din beslutning om søknaden min". Mottakeren vet nå med sikkerhet hva formålet med e-posten din er.
Problemer og bekymringer
Når du avslutter en profesjonell e-post, må du sørge for å tilby en invitasjon til svar, for eksempel "Gi meg beskjed hvis du har spørsmål eller bekymringer om ..." da dette vil gi mottakeren grønt lys for å svare uten å føle som om det plaget deg, eller at e-posten din var ment å være det siste ordet. Dette holder også samtalen flytende. Når du sender en e-post, må du sørge for at alle involverte er på samme side, og at alle spørsmål og bekymringer er blitt adressert.
Hensyn
Avslutningen på en profesjonell e-post kan ha et personlig preg, avhengig av forholdet ditt til mottakeren. Over tid kan en profesjonell kontakt bli en venn, slik at du kan avslutte en e-post med en intern vits eller til og med en uavhengig historie. Men gjør ikke dette før et vennskapsforhold er opprettet. Å avslutte en e-post med "Vennlig hilsen" er et godt kompromiss. Dette viser at du ikke bare er et forretningsforhold, men en omsorgsfull person. Ikke vær redd for å vise litt høflighet på slutten av en e-post, spesielt hvis den er profesjonell.