Innhold
Kundebrev følger generelt spesifikke formater og ser godt planlagt og profesjonelt ut. De har elementer som er universelle, som hilsener og avslutninger. De som snakker om faktureringsprosedyrer inneholder informasjon om selskapets betalingsretningslinjer og beskriver hvordan kunder skal betale regningene. Endringer i disse retningslinjene må formidles med brev sendt til kunden, og informere dem skriftlig om endringene som har skjedd.
Åpning
Brevets åpning inneholder datoen det ble skrevet, mottakerens kontaktinformasjon og en hilsen. Avsnittet av brevet med hilsenen "Kjære kunde" vil bli skrevet i dobbeltrom under kundens kontaktinformasjon. Hilsenen henvender seg riktig til kunden med titler som Mr. eller Mrs. og etternavnet.
Formålet med brevet
Formålet med avsnittet informerer kunden om at du skriver for å fortelle dem at det vil forekomme endringer i faktureringssystemet. Dette avsnittet bør også omfatte garantier for at dette brevet ikke er et samlebrev.
Effekter på forbrukeren
Effektavsnittet er detaljert og lister opp hvordan endringene bedriften din implementerer, vil påvirke kunden. Disse effektene kan omfatte en ny faktureringsadresse som betalinger skal sendes til eller nye faktureringsdatoer. Disse endringene må skrives positivt og til fordel for kunden. Hver endring skal beskrives som en fordel for kunden så vel som for din bedrift.
Lukking
Den avsluttende delen bør inneholde avsluttende uttalelse til kunden, for eksempel "Takk for din patronage", "Vennlig hilsen" eller en enkel "Takk". Det vil inneholde det skrevne navnet ditt, signaturen din og kontaktinformasjonen. En e-postadresse må også være inkludert for at kunder skal kontakte deg hvis de har spørsmål.