Innhold
Å ta seg tid til å skrive en opplæringshåndbok for ansatte kan virke som en jobb. Bruk av Microsoft Word 2007-verktøy gjør denne prosessen enklere. Før du begynner å skrive, gjør noe planlegging. Bestem hvilke oppgaver de ansatte må fullføre og hvilke som kan beskrives for å hjelpe dem. Planlegg i hvilken situasjon du vil bruke håndboken, enten det er i en ansikt til ansikt-klasse eller på en selvstyrt tur. Når du har en ide om hva slags manual du trenger, er det noen verktøy du kan bruke for å gjøre ideen din til virkelighet.
Forberedelse
Trinn 1
Bruk grenseverktøyet i Word til å lage en liste over flere oppgaver som den ansatte må lære. Denne prosessen vil hjelpe deg med å bestemme hvor lang bruksanvisningen din vil være, og vil hjelpe til med å dele opp arbeidet i mindre deler, lettere å forklare for de ansatte. For å bruke kantverktøyet i Word, må du starte med et tomt dokument og velge "Hjem". I gruppen "Avsnitt" er det 3 knapper: poeng, tall og listen over flere nivåer. Velg "flernivåliste", eller du kan klikke på nedpilen for å velge en liste over grensealternativer. Du kan også lage dine egne. Skriv parametrene dine. Gå til neste nivå på listen over flere nivåer ved å trykke på "Tab". for å gå tilbake, trykk "Shift + Tab". Skriv trinn for opplæring og annen informasjon for å forklare dine ansatte hvordan de skal utføre oppgavene som kreves på jobben.
Steg 2
Bruk topp- og bunntekstfunksjonene i Word for å legge til sidetall, seksjonsinnhold og en tittel for hver side i dokumentet. Overskrifter og bunntekster er viktige visuelle referanser for at den ansatte skal vite hvor han er i opplæringshåndboken. Når du gjør opplæringen, hjelper det å legge til tall på sidene for å knytte visse sider til noen fag. Klikk på "Sett inn fane", og velg deretter "Topptekst" i topp- og bunntekstdelen. Du har muligheter for topptekststiler, eller du kan lage dine egne. Overskriften vises på hver side i håndboken, eller du kan endre den slik at den bare vises på motsatte sider slik at håndboken din følger en boklinje. Bunntekst vises nederst på siden og brukes vanligvis til å vise sidenummer, datoer og brukerinformasjon. Klikk på "Bunntekst" i topp- og bunntekstdelen, og som du gjorde tidligere, vil du ha flere typer å velge mellom.
Trinn 3
Legg til et omslag for å skille opplæringsmateriellet ditt fra andre gjenstander du deler ut til dine ansatte, for eksempel en ansattes guide. Lag ditt eget omslag ved å klikke på "Sett inn fane" og deretter "Omslag" i sideseksjonen. Du vil se en rekke dekselstiler du kan velge mellom eller lage dine egne. Gi manualen din en beskrivende tittel; inkluderer opprettelsesdatoen og forfatterne, da disse håndbøkene ofte produseres i grupper.
Trinn 4
Legg til overskrifter for å hjelpe deg med å lage en innholdsfortegnelse for opplæringsdokumentet ditt. Dette hjelper også til å organisere visuelt for å lette den ansattes bruk. Lag forskjellige stilarter med overskrifter for hvert emne ved hjelp av den forhåndsopprettede rammen (denne overskriften er ikke den samme som den øverst på siden). Overskriftsstiler er skriftstiler som du bruker til å indikere forskjellige opplæringsdeler, samt forskjellige underavsnitt.
Hvis du skriver en håndbok om hvordan du skriver korrespondanse, bør overskrift 1 være "Hvordan skrive et firmabrev", og deretter kan undertittelen være "Hva skal jeg inkludere". For å markere overskrift 1 og 2, velg "Hjem" og i stilseksjonen vil du se en rekke forskjellige stiler du kan velge mellom, inkludert overskrift 1, overskrift 2, bildetekst osv. Velg teksten du ønsker som første overskrift 1, og klikk på "Overskrift 1" for å indikere dens betydning. Klikk på neste seksjon for å lage topptekst 2. Følg hele rammen, velg topptekst 1 og 2. Disse vil bli inkludert i innholdsfortegnelsen når du er ferdig.
Trinn 5
Legg til en tabell og innhold (TDC) for å hjelpe den ansatte å finne informasjon de måtte trenge når det er aktuelt. Hvis du allerede har lagt til de primære og sekundære overskriftene i dokumentet ditt, la Word gjøre jobben og lage TDC for deg. Klikk på begynnelsen av dokumentet, der du vil at TDC skal vises (vanligvis etter omslaget) og klikk på "Referanser" og deretter "Innholdsfortegnelse" i delen homonymt. Du vil se en liste over automatiske tabeller du kan bruke. Klikk på et av de automatiske valgene, så vil TDC-en din vises med de forhåndsvalgte overskriftene.
Trinn 6
Organiser overskriftene og delene av opplæringshåndboken din i en trinnvis rekkefølge. Den siste og mest essensielle delen av manualen skal være indeksen. Jo mer fullstendig indeksen din er, desto lettere kan studenten finne svar på sidenummeret senere. For å opprette en indeks, velg et ord du vil sette inn. Klikk på "Referanser" og deretter "Sjekk inn" for å fortsette å gjøre dette for hvert element du vil legge til i indeksen. Når du er ferdig, blar du ned til slutten av treningsmanualen og legger til indeksen ved å klikke på "Referanser" og deretter "Sett inn indeks".
Trinn 7
Sjekk stavemåten og lagre filen. Når du har opprettet den første opplæringshåndboken, kan du lage den til en mal for andre håndbøker ved å klikke "Åpne" og deretter "Lagre som", når dialogboksen vises, i delen "Lagre som type" klikker du på pilen for å ned og velg "Wordmal (.dotx)", og deretter kan du bruke arbeidet ditt i andre opplæringshåndbøker.