Innhold
- Administrer CEO-forpliktelser
- Organiser turer
- Ta kontakt med styremedlemmene
- Generelle administrative og kontoroppgaver
- Kvalifikasjoner og ferdigheter
- Arbeidsmiljø og lønn
En administrerende assistent til administrerende direktør (administrerende direktør) gir konfidensiell og administrativ støtte på høyt nivå til konsernsjefen. Funksjoner kan være administrative og prosjektbaserte og inkluderer reiseplanlegging, organisering av møter, håndtering av informasjonsforespørsler, rapportering og korrespondanse, og kontakt med styremedlemmer. I denne stillingen håndterer profesjonelle ofte konfidensiell informasjon, så jobben krever diplomati og skjønn.
Administrer CEO-forpliktelser
Administrerende direktører har veldig travle tidsplaner og mye arbeid. Derfor er det ansvaret for den administrerende assistenten å administrere disse elementene og sørge for at han er tilstrekkelig forberedt på møtene. Før dem kan administrerende assistent forberede dagsordenen for møtet og gi nødvendig bakgrunnsinformasjon til konsernsjefen. Det er også ditt ansvar å holde konsernsjefen oppdatert med den daglige timeplanen, slik at han kommer dit i tide og vet hvor han skal være.
Organiser turer
Administrerende direktører pleier å reise ofte, og det er ofte ansvaret for den administrerende assistenten å organisere disse turene og logistikken, som kan inkludere bestilling av flyreiser, bilutleie og hotellovernatting. Han er også ansvarlig for å organisere møter, gi grunnleggende informasjon og fylle ut utgiftsrapporter for refusjon etter reise.
Ta kontakt med styremedlemmene
Ledende assistenter kan også samhandle med styret. Pliktene kan omfatte planlegging av styremøter, håndtering av logistikken til styremøtene, sending av materiale for gjennomgang før møter, notering og distribusjon av notater og avklaring av generelle spørsmål til styremedlemmene.
Generelle administrative og kontoroppgaver
Den administrerende assistenten utfører også generelle administrative og kontoroppgaver, som å svare på telefoner, sende fakser og korrespondanse, arkivere og lage kopier. Det kan også være nødvendig å organisere logistikk for besøkende, koordinere telefonkonferanser, transkribere notater og skrive korrespondanse.
Kvalifikasjoner og ferdigheter
En bachelorgrad foretrekkes ofte, men en medarbeidergrad kan være akseptabel med tilstrekkelig tidligere arbeidserfaring. Arbeidsgivere har en tendens til å søke tre til fem års erfaring med å støtte seniorledere, avanserte datakunnskaper og muligheten til å skrive inn 60 ord per minutt, forestillinger om ledelse og hvordan man skal håndtere konfidensiell informasjon og være multitasking. Personlige egenskaper som skjønn, høy profesjonalitet, mye oppmerksomhet på detaljer, organisering og skriftlige og verbale kommunikasjonsevner er også ettertraktet.
Arbeidsmiljø og lønn
Ledende assistenter jobber ofte i et fartsfylt kontormiljø og kan trenge å jobbe overtid og helger når det er nødvendig, i tillegg til å følge konsernsjefen på reise. Lønnen varierer mye fra selskap til selskap, men gjennomsnittet som er observert er omtrent R $ 6000.