Innhold
Ofte, i næringslivet, er vi pålagt å inkludere et følgebrev som skal følge med en større rapport, som kan sendes med post, spesialleveranse eller til og med e-post. Et formelt følgebrev har et veldig spesifikt formål og skal skrives på en slik måte at det presenterer og beskriver innholdet, gjentar rapportens fremtredende tema og angir også de neste trinnene eller handlingene som skal tas.
Skriv et følgebrev
Trinn 1
Bruk selskapets brevpapir til å komponere presentasjonsbrevet til en rapport med henvisning til viktigheten av ledsagedokumentet. Selv om du bruker e-post med brevpapir, behandle det som et papirbrev, inkludert et bilde av selskapets logo på e-postsiden.
Steg 2
Inkluder datoen på dagen, samt adresseinformasjon, inkludert for- og etternavn, tittel, firmanavn, gate og byadresse og postnummer. Bruk hilsenen "Caro", etterfulgt av en formell hilsen, for eksempel forkortelsene Mr. eller Mrs. hvis personen er en fremmed eller "Caro" med mottakerens for- eller etternavn hvis personen er en bekjent.
Trinn 3
Oppgi formålet med brevet i brødteksten ved å bruke ord som "Dette brevet gir (navnet på rapporten) for gjennomgangen eller kommentaren din (eller hvilken handling du ønsker). Bruk denne muligheten til å oppsummere emnet for rapporten. Prøv å oppsummere formålet med rapporten så kortfattet som mulig - i en eller to setninger på det meste.
Trinn 4
Legg merke til rapportens konklusjon her, men ikke komme til hjertet av rapportens konklusjoner. Du vil at leseren skal lese den faktiske rapporten og ikke bare følgebrevet. Brevet skal vekke leserens lyst på hva som finnes i sluttrapporten.
Trinn 5
Lag en formell gjennomføringsseksjon eller neste trinn, der du angir hva mottakerens ønskede handlinger er. Vil du at de skal videresende dokumentet eller signere dokumentet eller koordinere et større møte for å presentere resultatene? Vær veldig spesifikk om de neste trinnene, samt dag og dato, hvis det er nødvendig med hastetiltak.
Avslutt følgebrevet med en formell hilsen, så hjertelig, oppriktig eller omtenksomt. Inkluder navnet og tittelen på forfatteren av brevet. Oppgi navnene på de andre personene som vil motta rapporten og følgebrevet i "Cc" -rommet (med kopi) i e-posten.