Hvordan skrive et formelt notat med lukking og initialer

Innhold

• retninger
• tips
• advarsel
• Hva du trenger

Skrive et formelt notat er en effektiv måte å kommunisere i et selskap. Skriv notatet med en autoritativ stemme, men du vil informere i stedet for å skremme leseren. Ytterligere opplysninger som inngår i notatet er kjent som et vedlegg, og nedleggelser inngår vanligvis i brevet. Et formelt notat inkluderer spesifikke seksjoner og forfatterens og hjelperens initialer på slutten. Mens de fleste notater er en side eller mindre, må du huske å inkludere et oppsummert avsnitt i slutten hvis du har mer enn én side.

retninger

Et formelt notat følger et bestemt format (Memo bilde av firelover123 fra Fotolia.com)

1. I begynnelsen av notatet inkluderer avsnittene "Til", "Fra" og "Emne". Hvis du skal inkludere vedlegg, bestemmer hvem som trenger å motta disse vedleggene, og som bare trenger en kopi av notatet, gjør alle oppmerksomme på informasjonen og vedleggene som er distribuert (for eksempel må personen som opprettet vedlegget ikke motta det, det). Ta med navnet på alle som vil motta dokumentet i "Til" -overskriften. Inkluder hvem du vil kopiere i "CC" i sluttnotatet. Noen kan motta dokumentet privat, legges til som en "skjult kopi". De vil motta en kopi av notatet, men vil ikke bli oppført i "Til" eller "CC".

2. Skriv notatkroppen tydelig og konsistent. Bruk rett og formelt språk, men hold notatet vekk fra en skremmende eller nedsettende tone. Større dokumenter skal inneholde flere avsnitt for å gjøre dem lettere å lese.

   
   

3. Fullfør notatet med forfatterens initialer etterfulgt av initialene til hjelperen etter et skråstrek ("XX / aa"). Forfatterens initialer må være i store bokstaver, og de som har hjelpen i små bokstaver. To linjer under skal lese ordet "Vedlegg (x)" med antall vedlegg inkludert mellom parentes. Oppgi deretter folket du vil at de skal motta en kopi av, i listformat. De som vil motta skjult kopi, må være håndskrevne i kopiene. Ikke glem å inkludere "CCO" slik at de vet at det ble kopiert anonymt. Forfatteren av notatet skal være den første i "Fra" -delen.

tips

• Hold en eller to ekstra kopier av notatet i en fil med vedleggene dersom noen trenger å bli lagt til distribusjonslisten.
• Se gjennom notatet for typografiske feil som stavekontrollene ikke identifiserer.
• De fleste tekstbehandlingsprogrammene inneholder en notatmal hvis bedriften din ikke har oppgitt en til bruk.

advarsel

• Husk å inkludere alle mottakere i delen "Til" i notatet.
• Notater skal bare brukes til internt selskapskommunikasjon. Kommunikasjon med leverandører eller kunder skal skrives i brevformat.

Hva du trenger

• Vedlegg til notatet (om nødvendig)