Innhold
Det er viktig for en liten bedriftseier, eller for human resources avdelingen et stort selskap, å ordentlig organisere alle filene om ansatte. Det er noen viktige ting å holde i en grunnleggende personlig notering for hver ansatt. På disse grunnleggende fanene kan du skille informasjon i seksjoner i stedet for å sette alt i tilfeldig rekkefølge. I tillegg legger du til filer etter behov for hver ansatt og beholder oppdaterte filer for alle ansatte.
retninger
-
Velg en mappe som kan lagre nok papir for hvert ansattstegn. Bruk en annen mappe for medisinske journaler. Hengende mapper kan være de beste for disse. Deretter kan du legge inn undermapper innvendig av dem og bruke faner mellom seksjoner.
-
Den første mappen til hver ansatt, den grunnleggende personlige filen, skal inneholde ansattes personlige opplysninger som adresse og nåværende telefonnummer. Be ansatte om å oppdatere denne informasjonen om nødvendig hvert år, kanskje i begynnelsen av året eller under rekruttering. Nødkontaktinformasjon bør også oppbevares her.
-
Hvis du deler de hengende mappene i seksjoner, kan den andre delen inneholde CV og søknaden for jobben, samt henvisninger og arbeidsgiveravtaler.
-
Sett alle dokumentene signert av medarbeider da han ble med i selskapet i tredje del. Vanligvis kan du finne skjemaer som W-4 avgifter, trening mot seksuelt misbruk, smussavtaler og medarbeiderpolitikk kunnskap her - men ikke I-9-skjemaet.
-
Sett kommentarer om den ansatte i en seksjon. Eventuell avkastning på en ansatt vurdering bør beholdes her. Inkluder dokumentasjon for lønnsøkninger eller disiplinære tiltak. Oppbevar kopier av relevante eksamensbeviser, sertifikater eller opplæringsbekreftelser som medarbeideren også mottok i denne mappen. Hold en seksjon for forsikring, helse og pensjonsopptegnelser.
-
All medisinsk informasjon må oppbevares i en egen mappe. All informasjon om helsepersonell bør lagres her. Dette har å gjøre med konfidensialitet og kan ikke basere noen forfremmelse eller andre personlige beslutninger om den aktuelle personens medisinske historie, sier HRdirect.
-
Hold en tredje mappe for enhver ansatt som er skadet på filen. Her vil du plassere ulykkesrapporter, arbeidstakerens erstatningskrav og andre medisinske journaler.
-
Sett alle I-9 skjemaene i dine separate mapper eller bindemidler, HRdirect-tilstander. Separat I-9 fra gamle ansatte til de yngre.
Hvis du lager lønn på kontoret, må du bare holde en lønnsliste.
tips
- Ansatte har lov til å se på filene dine, men du har ikke lov til å fjerne mappen eller elementene fra den.
advarsel
- Alle ansattemapper må holdes på et sikkert og låst sted.
Hva du trenger
- mapper