Innhold
Resepsjonen er ofte døren til selskapet, og sikkert denne avdelingen på kontoret reflekterer organisasjonskulturen i selskapet og dermed personen som også holder stilling til resepsjonist. Første inntrykk er av største betydning i bedriftsverdenen, men det er flere ting involvert i denne stillingen enn å gi et godt inntrykk på besøkende. Stillingen til resepsjonist er en mangesidig stilling som, hvis delt inn i arbeidsoppgaver, lett kan kreve flere ansatte.
fordeler
Resepsjonisten er den første personen som hilser kunder og forbrukere og kunngjør dem om å støtte stab eller utøvende sekretær ved hjelp av e-post eller intercom-system. Ofte kan det forstyrre når lederen ikke vil bli plaget. Resepsjonen er i stand til å håndtere over administrative tjenester, slik at du ikke trenger å ansette midlertidige arbeidstakere.
karakter
Stillingen av resepsjonist faller inn i den administrative kategorien og de fleste rapporter direkte til HR, en administrativ koordinator eller kontorleder. Multitasking er mer enn bare et buzzword i forhold til resepsjonisten. I roligere tider kan hun overgå til en arkivist eller en annen administrativ arbeidstaker på en integrert måte, noe som eliminerer behovet for ekstra administrativt ansatte på kontoret der filene kan være plassert.
betraktninger
Mottak er bransjen som krever konfidensialitet, og denne stillingen krever trening for å mestre den. Personen som er valgt for stillingen har ansvaret for å opprettholde eventuelle regulatoriske sikkerhetskoder og standarder. Når du ansetter, må ledere vurdere bakgrunnen, kontrollere et krav.
gjeld
Siden resepsjonisten sjelden har direkte rapporter, krever stillingen evnen til å utmerke seg i tidsledelse samt fortreffelighet i forhold til klienten. Noen av de viktigste funksjonene til resepsjonisten er å svare på telefoner, mottakere og hilsensklienter, arkivere dokumenter og støtte andre avdelinger (f.eks. Regnskap), provisjonering, merking og avmerking av møter, besøk, sortering og distribusjon av post.
forventninger
Resepsjonisten forventes å ha samme ferdigheter som en administrativ assistent, siden oppgaver er bare litt forskjellige. Nivåer av kompetanse i Microsoft Office eller annen kontorautomatisering bør være over grunnleggende. Når en administrativ assistent vanligvis utfører støttefunksjoner på et kontor, er resepsjonisten alltid for alle besøkende. Med det i tankene vil din oppførsel alltid være profesjonell. Hun forventes også å kjenne sine daglige prioriteringer, da forstyrrelser og mindre viktige oppgaver vises når som helst.