Innhold
De fleste selskaper, enten små eller store, har en resepsjon eller resepsjon. Standard operasjonsprosedyrer for en ansatt som håndterer kundeservice består av plikter og ansvar som forbedrer effektiviteten til selskapet som helhet. Disse ansatte må fullt ut forstå alle aspekter av deres rolle for å kunne oppfylle sin rolle på best mulig måte.
Server som gateway
Den viktigste rollen som en mottakende medarbeider spiller, er "gateway" eller gatekeeper. Du er den første personen som kunder ser ved ankomst, og vanligvis den første personen de snakker til når de ringer til kontoret. Du bør være vennlig og høflig til kundene, men også opprettholde sin autoritet. Din holdning vil reflektere positivt eller negativt på virksomheten som helhet, og du bør alltid holde dette i bakhodet. Det er ditt ansvar å sikre at overordnede bare mottar de menneskene de har tid til å motta og med hvem de vil snakke med. Behandle alltid personen direkte og hensiktsmessig; Du må kanskje fortelle noen at han trenger å legge igjen en melding, eller at han skal sitte og vente.
Rutinemessige oppgaver
På de fleste kontorer må resepsjonisten håndtere daglige aktiviteter som å administrere e-post, høre på talepost, forberede kontanter, vannplanter og påfyllingsbord. Å holde en liste over alle dagens oppgaver, kan forhindre deg i å glemme noe. Det er også nyttig å opprettholde en adressebok med viktige og ofte brukte nummer, fordi det ofte er ansvaret for samtalen for å ringe vedlikehold, IT og ulike andre mennesker gjennom dagen når det oppstår problemer.
Organisering av dagsorden for forpliktelser
Til slutt, med mindre dette arbeidet er delegert til en annen ansatt, som sjefsassistent, er resepsjonen der dagsordenen opprettholdes. Vær alltid oppmerksom på kommende aktiviteter og kansellerte avtaler. Husk å notere navn og antall personer som ønsker å avtale på dager som er fulle, i tilfelle avbestilling. Noen ganger kan det være nødvendig å foreta foreløpige avtaler, i så fall bare sette en post-it på tidsplanen. Husk å alltid bruke blyanter, da dette gjør det lettere å slette og dekke opp ved tidsendringer.
