Innhold
- Mellommenneskelige ferdigheter
- Tidsstyringsevner
- Kunnskap om kontorrekvisita
- Beregningsferdigheter
- Skriveferdigheter
Administrative assistenter jobber generelt for å sikre at et kontor fungerer optimalt. De fleste selskaper foretrekker administrative assistenter med minst videregående utdanning, to eller flere år på college og erfaring med å jobbe på et kontor. De kan hjelpe noen spesifikt eller hjelpe hele teamet. En administrativ assistent må ha mange ferdigheter og kompetanser for å utføre sin rolle effektivt.
Mellommenneskelige ferdigheter
En administrativ assistent kan rapportere til mer enn én person. I tillegg kan hver veileder ha forskjellige mål og mål for ham. Derfor bør du være i stand til å jobbe med alle veiledere, for å sikre at alle ønskede og / eller etterspurte oppgaver eller oppdrag blir oppfylt. Som en del av hans plikter må en administrativ assistent (som sørger for at kontoret fungerer effektivt) hjelpe sine medarbeidere ved å samarbeide og jobbe som et team.
Tidsstyringsevner
Administrative assistenter må kunne prioritere tid på jobben. På en enkelt dag må de utføre en lang liste over oppgaver og sørge for at hver og en er ferdig innen den planlagte fristen.
Kunnskap om kontorrekvisita
Kunnskap om utstyr og arbeidsmateriell, for eksempel faksmaskiner, er viktig for enhver administrativ assistent. Han må vite hvordan man kan betjene telefonsystemet med flere linjer og / eller utvidelser. I tillegg bør du vite hvordan kopimaskinen fungerer og til og med hvordan du fikser den når det er nødvendig.
Beregningsferdigheter
De fleste kontorer er basert på datasystemfunksjonalitet. Derfor må en administrativ assistent ha evnen til å forstå hvordan datamaskiner fungerer. I tillegg vil han trenge å kunne sende e-post, gjøre undersøkelser på internett, kunne lage regneark, skanne dokumenter og til og med lære andre kolleger om grunnleggende datafunksjonalitet.
Skriveferdigheter
Mange administrative assistenter hjelper veilederen med å skrive dokumenter. En veileder kan for eksempel diktere et dokument og be assistenten om å gjennomgå mulige skrivefeil eller grammatiske problemer. Dermed trenger en administrativ assistent å vite hvordan man kan produsere forretningsbrev. Han må kanskje korrespondere med en selger for å sikre at alle varene blir levert i tide og riktig i henhold til spesifikasjonene.