Innhold
E-post er fortsatt sett på som en form for uformell kommunikasjon. Selv på jobb, utelater folk ofte hilsener, stengninger og staving. Men siden e-post har for det meste erstattet notater og blir den primære formen for forretningskommunikasjon, følger riktig etikett og format er viktig for både klarhet og respekt for andre ansatte.
Hilsener og nedleggelser
Hilsen og lukkene avhenger av hvilken type forhold du har med mottakeren av e-posten.
I din første e-post med en person, start med "Kjære", etterfulgt av hans eller hennes navn. Det er vanligvis naturlig å bruke fornavnet med mindre virksomheten din er veldig formell. Når forholdet allerede er etablert, kan du bare bruke personens navn eller mer uformelle hilsener som «Hei» eller «Hei», etterfulgt av mottakerens navn.
Når du sender meldinger til en gruppe, bruk alltid "Kjære", siden e-postmeldinger sendt til mange mottakere pleier å være mer formelle. Ikke bruk komplimenter som "God morgen" eller "God ettermiddag". Når mottakeren leser e-posten, kan det være en annen tid på dagen.
Lukker følger de samme reglene som hilsener. I den første e-posten, bruk en mer formell lukk som "Best regards" eller "Best regards." Når du allerede har utvekslet e-post, er det ikke nødvendig å lukke, men alltid med ditt navn som din signatur.
Andre samlinger
Før overholdelse er emnet den første informasjonen mottakeren vil lese. Pass på at du gjør det meningsfullt, klart og kortfattet slik at personen forstår innholdet i meldingen og gir riktig prioritet.
Med ankomsten av bærbare elektroniske enheter ble mange ansatte vant til å sette innholdet i e-posten i emnet, og trodde at dette ville være mer praktisk for mottakeren. Imidlertid virker denne typen formatering brå og uhøflig.
formatering
Bruk riktig stavemåte, tegnsetting og kapitalisering. Å ta vare på stavekontrollen og korrigere typoer viser respekt for kollegaer. Et feilplacerte komma kan endre meningen med en setning. Husk at kollegene dine ikke kan lese tankene dine, så gjør referansene tydelige ("Arbeid med ham på det prosjektet" - hvem er "han" og "hvilket prosjekt"?).
Skriv aldri i store bokstaver. SKRIVER I KAPITAL LET DET OPPFINNER AT DU SKRER MED COLLEAGUE.
Skriv korte og objektive avsnitt. Vær vennlig, men med mindre du har et nært forhold, unngå vitser og sarkasme, som ofte misforstås via e-post. Til slutt, bli kvitt emoticons.
utdanning
En nylig studie i "Journal of Computer-Mediated Communication" viste at de som sender utdannede e-poster, blir sett på som mer brukervennlige og enkle enn avsenderen av uhøflig e-post. Mer enn det var mottakere av utdannede e-postmeldinger mer villige til å jobbe med sine sendere.
Du kan vise god utdanning via e-post på samme måte som i virkeligheten. Bruk "takk" og "takk" når du bestiller.
Igjen, med tiden din for å sikre at e-posten er grammatisk korrekt, viser respekt for kollegaene dine. Å overse den delen innebærer at din egen tid er viktigere enn deres.