Innhold
Forskjellene mellom forretningsbrev og mindre formelle, eller personlige brev, finnes i begge strukturer i hver. Uformelle personlige brev tillater avsenderens skjønn i forhold til disposisjon av elementene og andre gjenstander i brevet. På den annen side må forretningsbrev følge strenge standarder for stil og form. Nøkkelelementene, som layout, avsnittstruktur og teknisk formatering, skiller et passende forretningsbrev fra et uformelt brev.
Topptekst og lukking
Overskriften på et forretningsbrev må inneholde avsenderens navn, adresse og dato. Begrunn overskriften på venstre marg og velg et enkelt mellomrom for informasjonen. Mottakerens kontaktinformasjon må være skilt fra overskriften med et enkelt mellomrom og inkludere mottakerens fulle navn og adresse, inkludert postnummer. En person som skriver et uformelt brev, kan velge å bruke bare en hilsen i brevets overskrift. Å avslutte et forretningsbrev krever en farvelhilsen og en signatur. Ofte vil et forretningsbrev inkludere signaturen, samt avsenderens navn skrevet under den og eventuelle legitimasjon eller titler som forfatteren har. Bruk fire mellomrom mellom avskjedshilsenen og navnet som er skrevet for den håndskrevne signaturen. Avsenderens navn og en mindre formell hilsen er nok når et personlig brev avsluttes.
Brødtekststil
Personlige brev av uformell karakter kan bearbeides uten de stilistiske begrensningene til et forretningsbrev. Avsenderen kan velge en stil eller tone som samsvarer med de normale egenskapene til interaksjon med mottakeren. I et forretningsbrev må stilen være i samsvar med brevets intensjon. Forretningsbrev som er utformet for å gjøre mottakeren kjent med avsenderen eller forretningstjenestene, bør begynne med en introduksjon. Avsenderen må deretter bruke tekstbalansen for å informere mottakeren om brevets intensjon eller forespørsel om handling. For eksempel bør et salgsbrev introdusere selgeren og produktet, dirigere hvordan produktet skal tjene mottakeren og til slutt kalle leseren til handling - for å kjøpe produktet eller tjenesten.
Tekniske forskjeller i format
Standard tekniske standarder for forretningsbrev inkluderer 2 cm marginer på sidene med 2,5 cm mellomrom øverst og nederst på siden. Datoer for forretningsbrev må være stavet, ikke forkortet, og inkluderer måned, dag og år. Avsendere bør bruke passende titler i forretningsbrev, men unngå oppsigelser. Mottakerens fulle navn må vises i hilsenen, med et kolon i et forretningsbrev. Det personlige brevet kan inneholde et fornavn eller tittel og etternavn etterfulgt av komma. Det bør være et mellomrom mellom tittelen, kontaktinformasjonen til forfatteren og åpningshilsenen. Et mellomrom er også standard mellom hilsenen og hvert av avsnittene i brevet. Bruk 12-punkts serif-skrifter, for eksempel Times New Roman, i et forretningsbrev og enkelt mellomrom mellom teksten. Forretningsbrev bør alltid skrives, men å gjøre dem håndskrevne gir et personlig preg.
Viktige spørsmål angående etterordet
Etter avslutningen må forretningsbrev inneholde passende innlegg, for eksempel utgivelse av kopier. En "cc:" betyr at brevet også ble videresendt til andre mennesker. Etterordet er også det rette stedet for notering av materiale som er inkludert i et forretningsbrev. Det skal refereres til ledsagedokumentet, som varer inkludert etter avsluttende signatur, med nummeret og arten på boksmønsteret i et forretningsbrev.