Hvordan skrive en policy og prosedyrer manual

Video: Annemette Voss - Sådan laver du glasur og kræmmerhus til at dekorere kage

Innhold

retninger
tips
advarsel
Hva du trenger

Skrive en policy og prosedyrer manual kan virke som en skremmende oppgave, noe som kan være sant, med mindre du tenker på visse variabler på forhånd. Å lage lydplanlegging gjør det enklere å lage en policy og prosedyrerhåndbok for leverandører, ansatte og ledere. Det konsekvente dokumentasjonssystemet som også letter utarbeidelsen av kontrakter som overholder visse standarder, for eksempel ISO9000.

retninger

Å lage en policy og prosedyrer manual kan være vanskelig hvis du ikke planlegger riktig (manuell vogn med avis i et lager bilde av terex fra Fotolia.com)

Definer omfanget av prosjektet ditt ved å konsultere reglene for andre selskaper. Sørg for at noen deler av retningslinjene eller prosedyrene allerede er dokumentert andre steder og avgjøre om prosedyren vil være spesifikk for firmaet, regionen, divisjonen, funksjonsgruppen eller oppgaven. Dette vil hjelpe deg med å definere de innledende og endelige parametrene til omfanget.
Bestem formatet på dokumentene. Konsolidere dem ved å sjekke de viktigste politiske dokumentene. Retningslinjer har en tendens til å være bredere, mens detaljene i oppgavene i prosedyrene pleier å være mer spesifikke.

I store bedrifter er det vanlig å ha fire eller flere nivåer av dokumentasjon med globale prosedyrer som dekker alt, som etikk, gaver, eierinformasjon, e-postprotokoller og divisjoner som omhandler miljø-, regjerings- og ansattes bestemmelser.

Prosedyrer knyttet til funksjonelle grupper eller oppgaver kan endres i henhold til lokale operasjoner, men må fortsatt oppfylle kravene til de høyeste nivåene av dokumenter. For eksempel kan du ha tre forskjellige reparasjonssentre som opererer uavhengig, men du må handle på samme måte når du utsteder bestillinger til distribusjonssenteret. Globale retningslinjer vil være generelle, men de spesifikke detaljene i prosesser relatert til hvordan hver senterprosessforespørsler (hvem, når, hva og hvorfor) kan variere noe. Stillinger og ansvar er vanligvis inkludert i prosedyrene.
Definer og profil alt som vil bli inkludert i policyhåndboken. Begynn med trinn som er relatert til store prosedyrer som kundedesign, kvittering for innkjøpsordre, produksjon, inspeksjon, levering og produktinnsamling.

Politikk er stive protokoller som informerer de forventede beslutninger og ansvarsområder for ansatte i bestemte situasjoner. De er vanligvis relatert til lover og forskrifter.

Prosedyrer er trinn som markerer en logisk rekkefølge av hendelser, inkludert verktøy, kommunikasjon, prosessflyt og nødvendige ferdigheter.

Bruk profilen som utgangspunkt for indeksen.
Bestem hvor informasjonen skal lagres og den utviklede revisjonskontrollen. Å utvikle en gjennomgangskontrollprosess helt fra starten er viktig, så ved å begynne å skrive og redigere, kan du spore endringer.

Gjennomgangskontrollprosessen må også ha et nivå av autoritet og kontroll slik at alle involverte i prosessen vet hvordan de skal gjøre endringer og implementere dem.

La aldri flere versjoner av samme dokument bli redigert samtidig, da dette kan forårsake fremtidige problemer. Bruk først-inn, først-ut-metoden og, om nødvendig, endre på nytt for å holde oversikt over endringene.
Lag maler for prosedyrer, retningslinjer og flytdiagrammer, slik at de som skriver dokumentasjonen, ikke trenger å bekymre seg for formater.

Sett seksjoner i disse malene slik at forfatterne angir andre dokumenter, verktøy og koblinger som trengs for å organisere materialene dine. Angi formatene og sørg for at visse deler, for eksempel ordliste, skal være en del av hoveddelen eller dokumentet som referanse. Å gi forfattere best mulig veiledning om kravene vil redusere behovet for en ny jobb senere.
Tilordne redaktører og fagpersoner til å utvikle innholdet i hver seksjon. Gi dem et eksempel for å se på den forespurte malen og markere andre regler, for eksempel å skrive akronymer i sin helhet, hvor generaliserte eller detaljerte de burde være i å beskrive trinnene i prosedyrene.

Hvis det er avgjørelser som skal treffes i prosedyrene, fremhev ytterligere referanser og gi de ansatte nok informasjon med alle mulige veier for å hjelpe dem med å ta informerte beslutninger. Poeng som krever beslutningstaking er vanligvis der prosedyrer feiler, så prøv å være så tydelig som mulig på disse områdene. Før du publiserer, validere prosedyren med noen ved siden av deg, for å følge hvert trinn som er beskrevet, og prøv å identifisere mulige problemer.
Tilordne et gjennomgangsteam for å veilede og redigere de endelige publikasjonene for å holde dokumentasjonsspråket og detaljnivået konsekvent i de ulike stadiene av prosessen.

Løser uoverensstemmelser ved å forbedre opplærings- og opplæringsmetoder. Tilordne en rimelig gjennomgangssyklus (for eksempel 48 timer) slik at alle har samme forventninger når det gjelder prioriteringer.
Tilordne ansvar for hver prosedyre og angi nivåer av autoritet. Prosessen bør bygges over periodiske vurderinger. Når folk forlater sine innlegg, skal nye ledere tildeles de respektive prosedyrene. For oppdateringer og revisjoner, bør ansatte konsultere politistyreren for felles å kunne endre retningslinjer og prosedyrer ettersom situasjonen forbedres eller endres.

tips

Hvis en oppgave eller prosedyre utføres av mer enn en person eller en gruppe, må du standardisere den først og deretter dokumentere den.
Noen kunder vil ikke lukke avtaler med selskaper eller bedrifter som ikke har ISO-standarder eller lignende regler for prosessdokumentasjon som kundeservice, kontrakter, finans, lager, kommunikasjon, kvalitet og juridiske dokumenter. ISO gir generelle og bransjespesifikke maler og trening for rask og enkel opprettelse av retningslinjer og prosedyrer, og er en internasjonalt anerkjent standard.
Lag prosesser for utdanning, opplæring og implementering av reviderte prosedyrer etter behov. Å endre en standard som ingen konsulterer, vil ikke være til hjelp for ansatte.

advarsel

Noen administrasjoner foretrekker å gi vag informasjon om prosedyrer for å tillate tolkning og minimere revisjoner. Andre foretrekker å bruke detaljert informasjon slik at ansatte utfører bedre resultater.
Bruk detaljer moderat, når det er diskusjoner eller muligheten for ulike tolkninger av språk eller innhold eller problemer med prosessen på grunn av uklare instruksjoner, gå gjennom det aktuelle avsnittet for å avklare det.
Det er veldig vanlig at retningslinjer og prosedyrer går ut av kontroll, dupliseres eller overflødig, eller blir for detaljerte for å håndtere.
Bruk indekser og prøv å minimere duplikasjoner ved å tilordne folk til andre seksjoner i andre områder etter behov.
Miljølovgivning er svært viktig. Lag en prosess for å veilede nye prosedyrer som gjør at de kan jobbe i en foreløpig tilstand før de blir publisert. Pass på at treningen treffer med lanseringen av de nye prosedyrene, ellers vil det være kontrovers og frustrasjon. Be om hjelp fra eksperter; dette vil unngå mange "finger peker" i fremtiden.