Innhold
- ansvar
- Opptak vedlikehold
- Forsikring og lenkebygging
- Asset Registrations and Custody
- Ansvar for tilknyttede transaksjoner
- Teknologiske kontroller
- Uavhengig kritisk gjennomgang
Når man oppretter et regnskapssystem, bør selskaper og ideelle organisasjoner etablere et rammeverk for internkontroll. Denne prosessen bidrar til at systemet fungerer godt, og at alle involverte medarbeider utfører som forventet. Å ha et viktig forretningspapir gir rimelig trygghet ved å redusere sannsynligheten for feil og sikring av organisasjonens eiendeler. På grunn av deres betydning bør selskapene vurdere de grunnleggende prinsippene for internkontroll.
ansvar
Bedrifter bør klart etablere ansvar. Å tilordne spesifikke forpliktelser til enkeltpersoner sikrer at de forstår deres rolle i å opprettholde internkontroll. Hvis et ansvar overses systematisk, kan et effektivt internkontrollsystem identifisere den ansatte som ikke utfører oppgaven som er tildelt ham.
Opptak vedlikehold
Minne er ikke et ufeilbart verktøy, spesielt når det gjelder store mengder informasjon eller transaksjoner. Å ha skikkelige prosedyrer for opptaksbeskyttelse vil tillate bedrifter å ha en nøyaktig historie med transaksjoner. Med denne informasjonen tilgjengelig, kan selskapet deretter konsultere dem senere hvis det er nødvendig å løse et problem eller avklare eventuelle tvil.
Forsikring og lenkebygging
Dessverre kan ikke selv det beste interne kontrollsystemet forhindre tap av en eiendel. Ved å sikre et godt og skape et bånd med sine ansatte, sørger en organisasjon for at den vil bli refundert dersom den blir stjålet eller på annen måte avledet.
Asset Registrations and Custody
I et internt kontrollsystem er personer som har fysisk tilgang til kassereren og andre eiendeler ikke de samme som holder dokumentene knyttet til dem. Hvis for eksempel ansatt som er ansvarlig for å holde kasseapparatene for små utgifter, er det samme som kontrollerer kontantinnkjøp og uttak, forfalskning av poster og omlegging av midler ville bli lettere. Den som er ansvarlig for å opprettholde registreringen av eiendelene, bør ikke ha tilgang til de eiendelene den kontrollerer.
Ansvar for tilknyttede transaksjoner
Noen ganger må flere oppgaver være ferdig før en enkelt transaksjon er fullført. I dette tilfellet er det viktig at hver aktivitet som utgjør operasjonen utføres av ulike arbeidstakere. Dette sikrer mer enn en persons involvering i oppgaven og øker sjansene for at feil eller falske handlinger blir oppdaget.
Teknologiske kontroller
Alarmer, elektroniske tastaturer og andre sikkerhetsfunksjoner kan bidra til å beskytte eiendeler i en organisasjon. Teknologien tilbyr ofte langt flere kontrollmuligheter og kan brukes 24 timer i døgnet, uten behov for ekstra personalkostnader eller avbrudd. Smarte bedrifter øker sine interne kontrollsystemer ved å investere i effektive, lave kostnader teknologier.
Uavhengig kritisk gjennomgang
Bedrifter bør regelmessig vurdere sine interne kontrollsystemer. Den som er ansvarlig for å gjennomføre denne evalueringen, kan ikke utføre noe av det arbeidet som skal verifiseres. En uavhengig appraiser er ideell for denne funksjonen fordi den objektivt kan dokumentere arbeidet som gjøres i den interne kontrollprosessen, og har ingen grunn til å dekke feil eller være altfor optimistisk om prosedyrene.