Innhold
Ofte i næringslivet, er vi pålagt å inkludere et følgebrev som følger med en større rapport, som kan sendes, leveres eller til og med sendes via e-post. Et formelt følgebrev har en veldig spesiell hensikt og bør skrives på en slik måte at den presenterer og beskriver innholdet, gjentar det fremtredende temaet i rapporten og viser også de neste trinnene eller tiltakene som skal tas.
retninger
-
Bruk selskapets brevpapir til å skrive på forsidebrevet i en rapport i henseende til betydningen av medfølgende dokument. Selv om du bruker brevpapir, behandler du det som et brev, inkludert et bilde av bedriftslogoen på e-postsiden.
-
Inkluder datoen for dagen, samt adresseinformasjonen, inkludert for- og etternavn, tittel, firmanavn, gateadresse og by og postnummer. Bruk "Kjære" hilsen etterfulgt av en formell hilsen som forkortelsene Mr eller Mrs hvis personen er en fremmed eller "Kjære" med mottakerens fornavn eller etternavn hvis personen er bekjent.
-
Erklære formålet med brevet i kroppsavsnittet ved å bruke ord som "Dette brevet gir (navnet på rapporten) for din anmeldelse eller kommentar (eller hva du vil ha). Rapporter så kortfattet som mulig - i en eller to setninger.
-
Vær oppmerksom på konklusjonen av rapporten her, men ikke gå utover innholdet i rapportens konklusjoner. Du vil at leseren skal lese selve rapporten og ikke bare omslaget. Brevet skal skarpere leserens appetitt for hva som finnes i slutrapporten.
-
Lag en formell konklusjonsavdeling eller neste trinn, der du angir hva mottakerens påtatte handlinger er. Vil du at de skal sende dokumentet fremover eller til å signere dokumentet eller å koordinere et større møte for å presentere resultatene? Vær veldig spesifikk om de neste trinnene, så vel som dagen og datoen, hvis det er behov for akut handling.
Fullfør brevbrevet med en formell hilsen, for eksempel hjertelig, oppriktig eller med vennlig hilsen. Ta med navnet og tittelen til forfatteren av brevet. Oppgi navnene til andre som vil motta rapporten og følgebrevet i "Cc" -området (med kopi) i e-posten.
Skriv et følgebrev for en rapport
Hva du trenger
- Firma brevpapir